Belangrijke zaken eerst

Probleemstelling

Zoals iedereen worstel ik ook met veel te lange takenlijstjes. Te veel werk en te weinig tijd.

In het verleden probeerde ik om alle taken bij te houden in mijn outlook.  Maar op een bepaald moment gaf outlook zo veel herinneringen tegelijk dat ik belangrijke afspraken miste omdat ik die niet meer zag in de tsunami aan berichten.

What is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important

Eisenhower’s quote

Een ander scenario dat ik ooit uitgeprobeerd heb, was om blokken in mijn agenda te reserveren voor die taken. Daarbij kwam ik uit op 2 problemen : ten eerste had ik te weinig ruimte in mijn agenda en ten tweede bleef ik met de situatie zitten waar ik continu m’n agenda moest reorganiseren omdat er allerlei dringende dingen opsprongen.

Is het belangrijk of niet belangrijk ? Is het dringend of niet dringend ? De derde eigenschap van Covey :  ‘Belangrijke zaken eerst’.

De eerste drie eigenschappen van Covey in de “7 eigenschappen van effectief leiderschap”  gaan over de overwinning tegenover jezelf. De covey matrix wordt gebruikt om de 3de eigenschap te versterken : ‘Belangrijke zaken eerst’.

In essentie moet je elke taak op een weegschaal leggen en 2 belangrijke vragen stellen :

  • Is dit een dringende taak ?
  • Is dit een belangrijke taak ?

Zo zet je alle taken die je op je takenlijst hebt uit op een matrix

covey matrix

Kwadrant 1: Belangrijk en dringend

In dit kwadrant worden de kritische zaken afgehandeld. Dit zijn taken waar je geen keuze hebt. Ze zijn super belangrijk en je hebt niet veel tijd om ze uit te voeren. Blussen die branden.

Kwadrant 2: Belangrijk maar niet dringend

Dit is het kwadrant waar je het liefst wil zijn. Dit zijn belangrijke zaken waar je in principe genoeg tijd voor hebt als je er op tijd aan kan beginnen. Je wil je dus zo veel mogelijk op deze taken focussen. Dit zijn meestal deze die, als je ze maar lang genoeg uitstelt, toch naar kwadrant I zullen springen. Maar dan heb je natuurlijk niet meer genoeg tijd om ze proper en gestructureerd aan te pakken.

Hier zitten bij mij de zaken die ik ook in m’n evernote mee opneem : Zie ‘Het dagelijks brood’  

Kwadrant 3: Niet belangrijk en dringend

Hier los je vooral de branden van anderen op. Dringende zaken die voor jou niet belangrijk zijn. Misschien wel voor iemand anders, maar dat maakt jouw dag niet. Als je niet oplet zijn dit de ‘aapjes’ van anderen die je op jouw schouders neemt. Goed bewaken, zodat dit werk effectief door die mensen zelf opgenomen wordt en dat jij je tijd vrijhoudt voor kwadrant 1 en 2.

Kwadrant 4: Niet belangrijk en niet dringend

Dit kwadrant is voor als je eventjes iets zinloos wil doen. Te veel op internet zitten, Tv kijken, spelletjes, … . Hier zitten ook de werkjes die je doet om kwadrant I of II te vermijden omdat je er tegenop ziet om de moeilijkere taken op te nemen.

Conclusie

Als je goed nadenkt over het werk dat op de plank ligt en dat bewust in deze matrix onderbrengt, zal je na een tijdje merken dat je echt op het einde van de week meer zaken zal aangepakt hebben die je op de lange termijn vooruit zullen helpen.

Als je voor jezelf ook nog doelstellingen oplegt voor dit jaar en de komende jaren, zal het nog eenvoudiger worden om de covey matrix correct te kunnen invullen.

Voor extra tips rond focus op je lange termijn doelen verwijs ik graag naar http://www.vanoverbeke-baes.be/groeien/hoe-evernote-gebruiken-om-je-doelen-te-bereiken/

 

De tool die ik gebruik op m’n iPad is Gneo omdat deze ook koppelt met evernote en zo zorgt dat ik overal aan m’n takenlijst kan : https://itunes.apple.com/nl/app/gneo/id721651959?l=en&mt=8 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *

De volgende HTML-tags en -attributen zijn toegestaan: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Visit Us On FacebookVisit Us On Linkedin